Saisir une note de frais
Pour saisir une note de frais, il faut accéder à l'onglet Notes de frais -> Saisie qui se trouve sous Admin.
A cet endroit se trouvent toutes les notes de frais saisies ainsi que leur statut.
Afin d'ajouter une dépense, il faut dans un premier temps créer une Note de frais (en d'autres termes un dossier regroupant une ou plusieurs dépenses)
Pour cela, il faut cliquer sur
Un formulaire de saisie s’ouvre.
- Description: Nom du «claim» [p. ex. Frais du mois de mars, Voyage à Paris, etc...]
- Devise: Devise de référence dans laquelle tous les remboursements du claim se feront
- Date comptable: Date qui sera utilisée dans l'export XML pour la comptabilité, si ce champs n'est pas renseigné alors le système utilisera la date de création de la note de frais
- Recevoir une notification au paiement: en activant cette coche, vous receverrez une notification au moment où le status de la note de frais passe en "Payée"
Attention : Ce n'est pas à cet endroit que les dépenses seront saisis, ici vous ne déterminez que la devise dans laquelle vous voulez être remboursés, et la description du "contenant" de vos frais, comme si vous ouvriez un nouveau fichier Excel pour y saisir des frais.
Appuyer sur
pour valider les éléments.
A ce moment,vous allez automatiquement être redirigé dans la note de frais où vous allez pouvoir saisir vos différents frais à rembourser.
Une nouvelle fenêtre s'ouvre donc
et deux possibilités s'offrent à vous :